الحقيبة التدريبية
إدارة الاجتماعات بفعالية من التخطيط إلى التنفيذ
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
- تمكين المشاركين من اكتساب المهارات العملية والتقنيات الحديثة لإدارة الاجتماعات بطريقة فعالة من خلال التخطيط السليم وإدارة الوقت والحوار وتحويل مخرجات الاجتماع إلى نتائج قابلة للتنفيذ والمتابعة
الأهداف التفصيلية:
- فهم مفهوم الاجتماع الفعّال وأهميته في بيئة العمل
- مهارات إعداد الاجتماعات والتخطيط لها بكفاءة
- تحديد الأهداف والأدوار والمسؤوليات قبل الاجتماع
- إدارة سير الاجتماع وضبط الحوار والمداخلات
- التعامل مع التحديات أثناء الاجتماعات والشخصيات الصعبة
- صياغة القرارات والتوصيات بطريقة واضحة قابلة للتنفيذ
- إعداد محاضر الاجتماعات الاحترافية
- متابعة نتائج الاجتماعات وإغلاق حلقات التنفيذ بفاعلية
الفئة المستهدفة:
- المدراء ورؤساء الأقسام
- قادة الفرق والمشرفون
- موظفو السكرتاريا والإدارة التنفيذية
- العاملون في المجالات الإدارية
- كل من يشارك أو يقود اجتماعات داخل المؤسسة
الأساليب التدريبية:
- عروض تقديمية
- ورش عمل تطبيقية
- محاكاة اجتماع عملي
- مجموعات نقاش
- تحليل نماذج لمحاضر اجتماعات
- أنشطة تفاعلية
مخرجات البرنامج:
- التخطيط الفعّال للاجتماعات
- مهارات قيادة وضبط الحوار
- التعامل مع الشخصيات الصعبة
- صياغة قرارات قابلة للتنفيذ
- إعداد محاضر مهنية
- متابعة تنفيذ القرارات وتقييم النتائج
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: أساسيات الاجتماع الفعّال
الجلسة التدريبية الأولى:
- مدخل إلى إدارة الاجتماعات
- مفهوم الاجتماع الفعّال ومكوناته
- أنواع الاجتماعات وأغراضها
- الفرق بين الاجتماعات الفعالة والاجتماعات الروتينية
- الأسباب التي تؤدي إلى فشل الاجتماعات
الجلسة التدريبية الثانية:
- التخطيط للاجتماعات
- إعداد جدول الأعمال
- تحديد الهدف والنتائج المتوقعة
- اختيار المشاركين المناسبين
- إرسال الملفات المسبقة وتجهيز القاعة
- إعداد البيئة الرقمية للاجتماعات الافتراضية
اليوم التدريبي الثاني: إدارة الاجتماع باحتراف
الجلسة التدريبية الأولى:
- مهارات قيادة الاجتماع
- افتتاح الاجتماع وتحديد قواعد الحوار
- إدارة الوقت وتوزيع المداخلات
- توجيه النقاش نحو الهدف
- التحكم بالمقاطعات والحوارات الجانبية
الجلسة التدريبية الثانية:
- التعامل مع التحديات والشخصيات الصعبة
- الشخصية المسيطرة
- الشخصيات كثيرة الجدل
- غير المتفاعلين
- تحويل السلوكيات السلبية إلى مشاركة إيجابية
- تهدئة النزاعات داخل الاجتماع
اليوم التدريبي الثالث: من القرارات إلى التنفيذ والمتابعة
الجلسة التدريبية الأولى:
- القرارات والمخرجات
- صياغة القرارات بوضوح
- تحويل التوصيات إلى مهام
- تحديد المسؤوليات وسقف التنفيذ
- نماذج مبسطة لصنع القرار
الجلسة التدريبية الثانية:
- محاضر الاجتماعات والمتابعة
- مكونات محضر الاجتماع الاحترافي
- تجنب أخطاء التوثيق الشائعة
- آليات المتابعة بعد الاجتماع
- تقنيات الإغلاق وضمان التنفيذ
- أدوات رقمية لدعم المتابعة