الحقيبة التدريبية
إدارة الاجتماعات الهجينة (Hybrid Meetings Management)
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
شرائح العرض PowerPoint
دليل المدرب Word
مذكرة المتدرب Word
أوراق العمل Word
الدليل التعريفي للحقيبة Word
الاختبار القبلي والبعدي Word
استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
- تمكين المشاركين من إدارة الاجتماعات الهجينة باحترافية عالية من خلال الدمج الفعّال بين الحضور الحضوري والافتراضي وضمان تفاعل متوازن واتصال سلس ومخرجات واضحة قابلة للتنفيذ
الأهداف التفصيلية:
- فهم مفهوم الاجتماعات الهجينة وطبيعتها
- تحديد الاحتياجات الأساسية لنجاح الاجتماع الهجين
- إعداد أجندة تراعي الحضور الحضوري والافتراضي
- ضبط الوقت والمداخلات بطريقة عادلة للطرفين
- استخدام أدوات رقمية لتعزيز التواصل والتفاعل
- معالجة المشكلات التقنية أثناء الاجتماع
- صياغة قرارات واضحة ومخرجات قابلة للتنفيذ
- إعداد محاضر اجتماعات هجينة دقيقة
- تقييم الاجتماعات وتحسينها باستمرار
الفئة المستهدفة:
- المدراء
- رؤساء الأقسام
- قادة الفرق
- منسقو الاجتماعات
- موظفو السكرتاريا التنفيذية
- العاملون في البيئات الرقمية والهجينة
- كل من يقود أو يشارك في اجتماعات مختلطة
الأساليب التدريبية:
- ورش عمل تطبيقية
- محاكاة حقيقية لاجتماع هجين
- مجموعات نقاش
- استخدام أدوات رقمية مباشرة
- دراسة حالات واقعية
- تمارين جماعية
- تدريب عملي على إدارة التفاعل
مخرجات البرنامج:
- مهارة إدارة الاجتماعات الهجينة بفعالية
- رفع مستوى التفاعل بين الحضور الحضوري والافتراضي
- تنظيم الوقت والمداخلات بكفاءة
- استخدام الأدوات الرقمية لرفع جودة الاجتماع
- إعداد محاضر اجتماعات واضحة ومتكاملة
- معالجة المشكلات التقنية بمرونة
- تطوير الاجتماعات المستقبلية بصورة احترافية
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى:
- مفهوم الاجتماعات الهجينة ومتطلبات نجاحها
- تعريف الاجتماع الهجين ومتى يستخدم
- الفرق بين الاجتماعات الحضورية والافتراضية والهجينة
- مزايا الاجتماعات الهجينة في بيئات العمل الحديثة
- التحديات الشائعة عند دمج الحضور الحضوري والافتراضي
- عناصر النجاح الأساسية للاجتماعات الهجينة
- خلق تجربة عادلة ومتوازنة لجميع المشاركين
- نموذج الاجتماع الهجين الفعال وعناصره الأساسية
الجلسة التدريبية الثانية:
- التخطيط المتكامل للاجتماعات الهجينة
- إعداد أجندة متوازنة للطرفين
- تحديد المشاركين حضوريًا وافتراضيًا
- توزيع الأدوار بين الميسّر الحضوري والميسّر الافتراضي
- تجهيز البيئة الحضورية من حيث الصوت والإضاءة والجلوس
- تجهيز البيئة الافتراضية من حيث الكاميرا والمنصة وسرعة الاتصال
- اختبار الأنظمة التقنية قبل بدء الاجتماع
- إرسال ملفات الاجتماع ومواد التحضير المسبق
- تحديد قواعد السلوك والمشاركة للطرفين
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى:
- إدارة الوقت وتنظيم المداخلات
- كيفية افتتاح الاجتماع وشرح آلية الدمج
- تحديد الوقت لكل بند في الأجندة
- توزيع المداخلات بالتساوي
- إدارة المشاركين المسيطرين على الوقت
- منع الانحرافات عن الموضوع
- تعزيز تركيز الحضور الافتراضي
- إدارة النقاشات الحساسة عبر بيئتين
- رفع مستوى الانتباه الجماعي
الجلسة التدريبية الثانية:
- التفاعل والتقنيات الداعمة للاجتماعات الهجينة
- استخدام أدوات التفاعل الرقمي
- إدارة مشاركة الشاشة والعروض
- رفع جودة الصوت والصورة للحضور الافتراضي
- معالجة الأعطال التقنية المفاجئة
- تعزيز مشاركة الحضور الافتراضي ومنع العزلة الرقمية
- دور منسق الجلسة في ضمان تفاعل الجميع
- استخدام التطبيقات المساندة لتسريع الإيقاع
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى:
- صياغة المخرجات ومحاضر الاجتماعات
- كتابة القرارات بشكل واضح وقابل للتنفيذ
- صياغة النقاط المتفق عليها بدقة
- دمج مخرجات الحضور الحضوري والافتراضي
- إعداد محضر اجتماع هجين عالي الجودة
- تحديد المسؤوليات والمهام بعد الاجتماع
- استخدام التسجيل والتلخيص الذكي
الجلسة التدريبية الثانية:
- تقييم الاجتماع والتحسين المستمر
- مؤشرات قياس النجاح
- جمع التغذية الراجعة من الطرفين
- تحليل التحديات التقنية والتنظيمية
- إعداد خطة تحسين للاجتماعات القادمة
- استخدام أدوات رقمية لتقييم الأداء
- تطوير أساليب التفاعل المستقبلية
- بناء ثقافة اجتماعات هجين فعّالة في المؤسسة