حقيبة تدريبية
مهارات إدارة الاجتماعات
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض Power Point
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
- المساهمة في زيادة فعالية وكفاءة المشاركين في مجال عمليات تنظيم وإدارة الاجتماعات بكافءة وفاعلية من خلال تزويدهم بالمفاهيم الإدارية والأساليب العلمية و العملية المعاصرة في مجال إدارة الاجتماعات.
الأهداف التفصيلية:
- اكتشاف 8 وصايا ومهارات قبل الاجتماع.
- توضيح مفهوم الاجتماعات.
- إبراز أهمية الاجتماعات.
- الاطلاع على أنواع الاجتماعات.
- اكتشاف المراحل الأساسية لعملية إدارة ناجحة.
- توضيح ضوابط نجاح الإجتماعات.
- توضيح عوامل نجاح الاجتماع.
- التعرف على الأسباب العشر وراء فشل الاجتماع.
- الاطلاع على المبادئ العشرون لضمان نجاح الإجتماعات.
- التعرف على واجبات الاجتماع قبل انعقاد الجلسة.
- التعرف على صفات رئيس الجلسة وإدارة وقت الاجتماع.
- توضيح واجبات الرئيس اثناء انعقاد الجلسة.
- اكتشاف صفات تميز شخصية رئيس الاجتماع الناجح.
- إبراز سمات نفسية سالبة يتجنبها رئيس الاجتماع.
- الإطلاع على ضوابط وملاحظات لرئيس وأعضاء الاجتماع.
- التعرف على كيفية احتواء الأنماط المختلفة من الأعضاء في الاجتماع.
- اكتشاف كيفية تقديرالاجتماع الوقتية والمادية.
- التعرف على كيفية اتخاذ القرارات أثناء الاجتماعات.
- اكتشاف أخطاء الإجتماعات القاتلة.
- اكتشاف تقنيات أخرى في إدارة الإجتماعات.
الفئة المستهدفة:
- المدراء ورؤساء الأقسام والوحدات
- المشرفون وقادة الفرق
- السكرتارية التنفيذية ومنسقو الاجتماعات
- موظفو الموارد البشرية والتطوير الإداري
- العاملون في إدارة المشاريع
- كل من يشارك في الاجتماعات ويرغب برفع كفاءته ونتائجه
الأساليب التدريبية:
- محاضرة تفاعلية
- مناقشات جماعية وحوار مفتوح
- تمارين تطبيقية على إعداد أجندة الاجتماع ومحاضر المتابعة
- تحليل حالات واقعية لاجتماعات ناجحة وفاشلة
- تمثيل أدوار لرئيس الاجتماع والأعضاء والأنماط المختلفة
- عصف ذهني لحلول المشكلات الشائعة في الاجتماعات
- تطبيقات عملية على اتخاذ القرار والتصويت وإدارة الوقت
- تدريب عملي على الاجتماعات الرقمية وأدواتها
- تغذية راجعة مباشرة على أداء المشاركين
- اختبار قبلي وبعدي لقياس التحسن
مخرجات البرنامج:
- فهم شامل لمفهوم الاجتماعات وأهميتها وأنواعها
- قدرة عملية على التخطيط للاجتماع باستخدام استبانة جاهزة
- امتلاك نموذج أجندة اجتماع احترافية قابلة للتطبيق
- مهارة إدارة وقت الاجتماع وتوزيع الأدوار والمسؤوليات
- القدرة على قيادة النقاش وضبط الانحرافات داخل الاجتماع
- إتقان التعامل مع الأنماط المختلفة من الأعضاء دون تعطيل الاجتماع
- معرفة أسباب فشل الاجتماعات وتطبيق إجراءات وقائية
- نموذج تقدير تكلفة الاجتماع وتحسين كفاءة الوقت
- مهارة اتخاذ القرار داخل الاجتماع بوضوح وتوثيق المخرجات
- قائمة أخطاء قاتلة يجب تجنبها وخطة معالجة فورية
- القدرة على إدارة اجتماع افتراضي باستخدام أدوات رقمية حديثة
- نموذج محضر اجتماع وخطة متابعة تنفيذ القرارات
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: مقدمة في إدارة الاجتماعات
- 8 وصايا ومهارات قبل الاجتماع.
- استبانة التخطيط للاجتماع.
- مفهوم الاجتماعات.
- أهمية الاجتماعات.
- أنواع الاجتماعات.
الجلسة التدريبية الثانية: إدارة الاجتماع بنجاح
- المراحل الرئيسية لعملية إدارة الاجتماعات.
- ضوابط نجاح الاجتماعات.
- عوامل نجاح الاجتماع.
- الأسباب العشر وراء فشل الاجتماع.
- المبادئ العشرون لضمان نجاح الاجتماعات.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: رئيس الاجتماع الناجح
- رئيس الاجتماع.
- واجبات رئيس الاجتماع قبل انعقاد الجلسة.
- رئيس الجلسة وإدارة وقت الاجتماع.
- واجبات الرئيس أثناء انعقاد الجلسة.
- صفات تميز شخصية رئيس الاجتماع الناجح.
- سمات نفسية سالبة يتجنبها رئيس الاجتماع.
- ضوابط وملاحظات لرئيس وأعضاء الاجتماع.
الجلسة التدريبية الثانية: احتواء الأنماط المختلفة من الأعضاء واتخاذ القرارات أثناء الاجتماعات
- كيفية احتواء الأنماط المختلفة من الأعضاء في الاجتماع.
- تقدير تكلفة الاجتماع الوقتية والمادية.
- اتخاذ القرارات أثناء الاجتماعات.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: الإجتماعات مشكلات وحلول
- تمرين المواقف الصعبة في الاجتماعات.
- أخطاء الاجتماعات القاتلة.
- مشكلات الاجتماعات وأساليب التغلب عليها.
الجلسة التدريبية الثانية: الاجتماعات والتقنيات الرقمية
- إدارة الاجتماعات والتقنيات الرقمية.
- الاجتماعات الصوتية من أهم التطبيقات في إدارة الاجتماعات.
- Mighty Meeting للمحاضرات المستمرة.
- Fuze Meeting لعقد المؤتمرات على الشبكة.
- Adobe Connect الاجتماع الافتراضي متعدد الخيارات.
- تقنيات أخرى في إدارة الاجتماعات.
- مواقع التواصل الاجتماعي ودورها في الاجتماعات.