حقيبة تدريبية
بناء وإدارة المجموعات الرقمية بالمكتبات ومراكز المعلومات
خمسة أيام (25 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
- تمكين المشاركين من اكتساب المعارف والمهارات اللازمة لبناء وإدارة المجموعات الرقمية، وتطبيق نظم الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق بكفاءة، بما يضمن حفظ المعلومات وسهولة استرجاعها وتأمينها وفق أفضل الممارسات المهنية والتقنية.
الأهداف التدريبية:
- تنمية مهارات التوثيق والفهرسة الرقمية
- إكساب مهارات حفظ وتأمين واسترجاع الوثائق إلكترونيًا
- تطوير القدرة على استخدام التطبيقات الحاسوبية في إدارة الوثائق
- تنمية مهارات تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساندة
- التعرف على أساليب حماية وتأمين الأرشيف الإلكتروني
- إتقان تصنيف الوثائق وتبويبها وإنشاء نظم ملفات متكاملة
- بناء نظام متكامل لإدارة الوثائق والمعلومات بالمؤسسة
الفئة المستهدفة:
العاملون في المكتبات ومراكز المعلومات
القائمون على الأرشيفات والسجلات والوثائق
مديرو المكاتب والإدارات التنفيذية
العاملون في إدارات التوثيق وتنظيم المعلومات
العاملون في نظم إدارة الجودة ومراقبة الوثائق
منسقو المعلومات والاتصال الخارجي والنشر
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: الأرشفة الإلكترونية
الجلسة التدريبية الأولى:
مفهوم الإدارة الإلكترونية
عناصر الإدارة الإلكترونية
فوائد ومزايا الأرشفة الإلكترونية
المعوقات والتحديات في تطبيق الأرشفة الإلكترونية
الجلسة التدريبية الثانية:
نظم الأرشفة الإلكترونية
مميزات أنظمة إدارة وأرشفة الوثائق
المعايير المعتمدة لاختيار نظم إدارة الوثائق
المكونات الأساسية لإدارة الوثائق الرقمية
اليوم التدريبي الثاني: الأرشفة الإلكترونية وتنظيم الملفات
الجلسة التدريبية الأولى:
طرق التصنيف والفهرسة
متطلبات الأرشفة الإلكترونية
خصائص الأرشفة الإلكترونية
البيئة الحديثة للأرشفة الرقمية
الجلسة التدريبية الثانية:
طرق صيانة الملفات الرقمية
الحماية من الأخطار الإلكترونية
برامج الأرشفة الإلكترونية الشائعة
آليات تأمين الملفات الرقمية
اليوم التدريبي الثالث: نظم إدارة الوثائق
الجلسة التدريبية الأولى:
- التعامل مع البرمجيات الجاهزة لإدارة الوثائق
- طرق الحفظ الإلكتروني وتحويل الوثائق
- إدارة المستندات ذات الطبيعة السرية
- عناصر أمن وحماية المعلومات
الجلسة التدريبية الثانية:
- استخدام Excel في تنظيم الحفظ والاسترجاع
- استخدام Outlook في المراسلات الإلكترونية
- استخدام Access في بناء قواعد البيانات
- استخدام Acrobat في الأرشفة والحفظ
- تطبيقات عملية في الأرشيف وتدفق الأعمال
اليوم التدريبي الرابع: نظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات
الجلسة التدريبية الأولى:
- مفهوم المحفوظات ومسارات تداولها
- شروط وأحكام حفظ الوثائق
- معايير اختيار معدات الحفظ
- التنظيم الفني للمحفوظات
الجلسة التدريبية الثانية:
- نماذج تداول المحفوظات
- نماذج فهارس الملفات والمحفوظات
- بطاقات تعريف أوعية الحفظ
- استرجاع الوثائق والملفات
- إعداد الكشافات لتنظيم الاسترجاع
اليوم التدريبي الخامس: الإعداد لبناء الأرشيف المؤسسي
الجلسة التدريبية الأولى:
- مفهوم الأرشيف التقليدي والحديث
- الإعداد لبناء الأرشيف
- تشخيص واقع الوثائق
- تحديد محتويات الأرشيف
- جداول مدد استيفاء الوثائق
الجلسة التدريبية الثانية:
- مراحل التنظيم الفني للوثائق
- مرحلة التصنيف
- مرحلة الترميز
- مرحلة الترتيب
- مرحلة الفهرسة
- بناء نظام متكامل للأرشفة والتوثيق