حقيبة التدريبية
تقليص الأعمال الورقية والروتين وأساليب تخفيض التكاليف
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
تمكين المشاركين من تبني منهجيات حديثة لتقليص الأعمال الورقية والروتين الإداري، وتطبيق أساليب عملية لتخفيض التكاليف التشغيلية، بما يرفع كفاءة الأداء، ويعزز سرعة الإنجاز، ويحسن جودة الخدمات داخل المؤسسة.
الأهداف التفصيلية:
فهم أسباب تضخم الأعمال الورقية والروتين الإداري.
التعرف على أثر البيروقراطية على الأداء والتكلفة.
تحليل الإجراءات الإدارية وتحديد نقاط الهدر.
تطبيق أدوات تبسيط الإجراءات وتقليل التعقيد.
الاستفادة من التحول الرقمي في تقليص الورقيات.
تطبيق أساليب عملية لتخفيض التكاليف التشغيلية.
بناء مؤشرات أداء لقياس كفاءة الإجراءات.
تصميم خطة تحسين مستمرة لتقليل الروتين والهدر.
الفئة المستهدفة:
المدراء ورؤساء الأقسام.
مديرو العمليات والإدارات الإدارية.
موظفو الجودة والتطوير المؤسسي.
موظفو الشؤون الإدارية والمالية.
المهتمون بتحسين الأداء المؤسسي.
الأساليب التدريبية:
عروض تقديمية تفاعلية.
مناقشات جماعية موجهة.
ورش عمل تطبيقية لتحليل الإجراءات.
خرائط تدفق العمليات (Process Mapping).
دراسات حالة واقعية من مؤسسات مختلفة.
محاكاة تبسيط إجراءات إدارية.
أنشطة عمل جماعي وتبادل خبرات.
مخرجات البرنامج:
خريطة إجراءات مُبسّطة لعملية إدارية مختارة.
نموذج خطة تقليص الأعمال الورقية في المؤسسة.
مجموعة أدوات عملية لتخفيض التكاليف.
مؤشرات أداء KPIs لقياس كفاءة الإجراءات.
خريطة طريق للتحول الرقمي الإداري.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: مدخل إلى الروتين الإداري والأعمال الورقية
مفهوم الروتين الإداري وأسبابه.
أثر البيروقراطية على الأداء المؤسسي.
أنواع الأعمال الورقية غير الضرورية.
العلاقة بين الروتين والتكلفة والوقت.
الجلسة التدريبية الثانية: تحليل الإجراءات الإدارية
مفهوم تحليل العمليات الإدارية.
رسم خرائط تدفق الإجراءات.
تحديد نقاط الاختناق والهدر.
أدوات التشخيص الإداري.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: تبسيط وتقليص الأعمال الورقية
مبادئ تبسيط الإجراءات الإدارية.
إلغاء الازدواجية والتكرار في العمل.
تفويض الصلاحيات وتقليل التعقيد.
أتمتة العمليات الإدارية الأساسية.
الجلسة التدريبية الثانية: التحول الرقمي ودوره في تقليص الورقيات
إدارة الوثائق الإلكترونية.
الأنظمة الرقمية لإدارة العمليات.
التوقيع الإلكتروني والأرشفة الرقمية.
التكامل بين الإدارات عبر الأنظمة الذكية.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: أساليب تخفيض التكاليف التشغيلية
مفهوم إدارة التكلفة في المؤسسات.
تحليل بنود المصروفات وتحديد الهدر.
تطبيق أدوات Lean في تقليل الفاقد.
تحسين الإنتاجية مقابل التكلفة.
الجلسة التدريبية الثانية: القياس والتطبيق العملي
تصميم مؤشرات أداء لقياس كفاءة الإجراءات.
متابعة النتائج وتحليلها.
بناء خطة تنفيذية لتقليص الروتين والتكاليف.
خطة تحسين مستمرة داخل المؤسسة.