حقيبة التدريبية
السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض Power Point
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
تطوير مهارات المشاركين في مجال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة، وتمكينهم من أداء أدوارهم الإدارية والتنظيمية بكفاءة عالية بما يعزز فعالية العمل المؤسسي ودعم القيادات التنفيذية باحترافية
الأهداف التفصيلية:
التعرف على مفهوم السكرتارية التنفيذية ودورها الحديث
إدراك أهمية إدارة المكاتب في دعم الإدارة العليا
اكتساب مهارات تنظيم الأعمال المكتبية
إتقان مهارات الاتصال والتعامل مع المراجعين
تنمية مهارات إعداد التقارير والمراسلات الرسمية
إدارة الاجتماعات وتنظيم المواعيد بكفاءة
إتقان مهارات حفظ الوثائق والأرشفة
استخدام التكنولوجيا الحديثة في إدارة المكاتب
إدارة الوقت وترتيب الأولويات
التعامل مع ضغوط العمل والمواقف الطارئة
الفئة المستهدفة:
السكرتارية التنفيذية
مديرو المكاتب
مساعدو الإدارات
الموظفون الإداريون
كل من يعمل في المجال المكتبي والإداري
الأساليب التدريبية:
العرض التفاعلي
ورش عمل تطبيقية
دراسات حالة
تمارين عملية
محاكاة مواقف واقعية
نقاشات جماعية
مخرجات البرنامج:
القدرة على إدارة المكتب بكفاءة عالية
إعداد مراسلات وتقارير احترافية
تنظيم الاجتماعات والفعاليات الإدارية
تطبيق نظام أرشفة فعال
إدارة الوقت والأولويات بفاعلية
تحسين مهارات التواصل المهني
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى:
مفهوم السكرتارية التنفيذية ودورها الحديث
تطور مفهوم السكرتارية
مهام ومسؤوليات السكرتير التنفيذي
العلاقة بين السكرتير التنفيذي والإدارة العليا
أخلاقيات العمل المهني
الجلسة التدريبية الثانية:
تنظيم وإدارة الأعمال المكتبية
تنظيم المراسلات الصادرة والواردة
إدارة الملفات والسجلات
إدارة المواعيد وجدولة الأعمال
تنظيم بيئة العمل المكتبي
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى:
مهارات الاتصال والتعامل المهني
مهارات الاتصال الفعال
فن استقبال المراجعين
إدارة المكالمات الهاتفية
مهارات العرض والتقديم
الجلسة التدريبية الثانية:
إعداد التقارير والمراسلات الرسمية
أنواع المراسلات الإدارية
أسس كتابة الرسائل الرسمية
إعداد التقارير ومحاضر الاجتماعات
التوثيق الإداري
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى:
إدارة الاجتماعات وتنظيم الفعاليات
الإعداد للاجتماعات
تنظيم جدول الأعمال
تدوين المحاضر
متابعة تنفيذ القرارات
الجلسة التدريبية الثانية:
إدارة الوقت والتكنولوجيا المكتبية
مفهوم إدارة الوقت
أدوات تنظيم الوقت
التعامل مع ضغوط العمل
استخدام التطبيقات والتقنيات الحديثة في إدارة المكاتب
الاختبار البعدي والتغذية الراجعة الختامية