حقيبة التدريبية
المهارات المتكاملة في تقديم الخدمات الإدارية المساندة
خمسة أيام (25 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام
تمكين المشاركين من اكتساب المهارات المتكاملة اللازمة لتقديم الخدمات الإدارية المساندة باحترافية عالية، وتحسين كفاءة العمل المكتبي، وتطوير أساليب التنظيم، والاتصال، والمتابعة، باستخدام الأساليب الحديثة والتقنيات الرقمية.
الأهداف التدريبية
صقل مهارات المشاركين في تنظيم وتخطيط الأعمال الإدارية والتوجيه الفعّال
تطبيق أحدث الأساليب العلمية والعملية في أعمال الإدارة والخدمات المساندة
تنمية القدرة على تحليل المشكلات الإدارية ومعالجتها بأساليب حديثة
إعداد الموازنات التقديرية للخدمات الإدارية ومتابعة تنفيذها
تقييم أداء الأنشطة التشغيلية والإدارية وتحسين كفاءتها
تطبيق نظم الاتصالات الإدارية الحديثة والتحول نحو العمل الإلكتروني
إعداد الخطط السنوية لتأمين متطلبات المنظمة من الخدمات المساندة
متابعة أداء الموردين وضمان الالتزام بمستويات الخدمة المتفق عليها
متابعة الأعمال التعاقدية والتنسيق مع الإدارات المالية والجهات ذات العلاقة
تنمية قدرات العاملين وبناء فرق عمل قادرة على الإحلال الوظيفي
إعداد تقارير إدارية احترافية تدعم اتخاذ القرار وتطوير العمل
الفئة المستهدفة
مدراء ورؤساء أقسام الخدمات الإدارية المساندة
المساعدون الإداريون والسكرتارية التنفيذية
موظفو الشؤون الإدارية والمكتبية
المشرفون على الأعمال المكتبية والخدمية
المهتمون بتطوير مهاراتهم في العمل الإداري المساند
الأساليب التدريبية
المحاضرة التفاعلية
ورش العمل التطبيقية
دراسات حالة واقعية
تمارين فردية وجماعية
محاكاة مواقف العمل الإداري
التطبيق العملي باستخدام النماذج
العصف الذهني وتبادل الخبرات
الاختبار القبلي والبعدي
مخرجات البرنامج
تحسين كفاءة المشاركين في إدارة الخدمات الإدارية المساندة
القدرة على تنظيم العمل المكتبي وإدارة الوثائق باحتراف
إعداد مراسلات وتقارير إدارية عالية الجودة
تطبيق مهارات السكرتارية الحديثة والسكرتارية الإلكترونية
تحسين مهارات الاتصال وإدارة الوقت وتنظيم الأولويات
القدرة على استخدام التقنيات المكتبية الحديثة
رفع جودة المتابعة والتنسيق والدعم الإداري داخل المنظمة
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: تنظيم الملفات والوثائق والاتصالات المكتبية
مفهوم وأهمية تنظيم الملفات والوثائق
نشأة ودورة الوثائق
خصائص موظفي الحفظ
نظم الإشراف على المحفوظات
الجلسة التدريبية الثانية: التصنيف والأرشفة والتقنيات الحديثة
التصنيف والترميز والفهرسة
استخدام الحاسب الآلي في الأرشفة
حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق
فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات
التقنيات والأجهزة الحديثة في التداول والحفظ
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: إعداد التقارير والمراسلات الإدارية
مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها
أهمية التقارير للإدارة
خصائص وأجزاء التقرير الجيد
الأشكال التوضيحية في التقارير
الجلسة التدريبية الثانية: مهارات الكتابة والإخراج المكتبي
أسلوب كتابة المراسلات والتقارير
استخدام الحاسب الآلي في الإخراج
الأخطاء الشائعة في المراسلات والتقارير
تنمية مهارات القراءة والكتابة الإدارية
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: مهارات السكرتارية الحديثة
دور المساعد الإداري في المنشأة
سمات المساعد الإداري الناجح
مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
التعامل مع الآخرين وضغوط العمل
الجلسة التدريبية الثانية: تنظيم العمل المكتبي
إدارة الوقت وتحديد الأولويات
تنظيم المواعيد وجدولة الأعمال
تبسيط إجراءات العمل المكتبي
الاستخدام الفعّال للهاتف
اليوم التدريبي الرابع:
الجلسة التدريبية الأولى: السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
العملية الإدارية المكتبية
مهام ومسؤوليات مدير المكتب والسكرتير التنفيذي
التعامل مع المكالمات الهاتفية والزائرين
البيئة المادية في المكتب الحديث
الجلسة التدريبية الثانية: تنظيم الاجتماعات والسفريات
إعداد جدول الأعمال
إعداد محاضر الاجتماعات
تنظيم السفريات والمهام الإدارية
إدارة المراسلات والمذكرات الداخلية
اليوم التدريبي الخامس:
الجلسة التدريبية الأولى: السكرتارية الإلكترونية والتقنيات الحديثة
مفهوم السكرتارية الإلكترونية
استخدام الأجهزة والبرامج المكتبية الحديثة
إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي
عرض المعلومات إلكترونياً
الجلسة التدريبية الثانية: الاتجاهات الحديثة في العمل الإداري
تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً
تنظيم الاجتماعات إلكترونياً
أهمية التقنيات الحديثة في تطوير العمل الإداري
تطبيقات عملية ومشروع ختامي