حقيبة التدريبية
تنمية مهارات مديري مكاتب الشركات
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
تمكين مديري مكاتب الشركات من تطوير مهاراتهم الإدارية والتنظيمية والتواصلية بما يعزز كفاءة العمل المكتبي، ويحسن إدارة الوقت والموارد، ويدعم اتخاذ القرار، ويرفع جودة الأداء المؤسسي.
الأهداف التفصيلية:
فهم دور مدير المكتب في الهيكل التنظيمي للشركة.
تنمية مهارات التنظيم وإدارة الأولويات.
تعزيز مهارات التواصل المهني الفعّال مع الإدارة والموظفين والعملاء.
إتقان إدارة الوقت والمهام المتعددة بكفاءة.
تطوير مهارات إعداد المراسلات والتقارير الإدارية.
إدارة الملفات والوثائق بأساليب حديثة وآمنة.
بناء خطط تحسين أداء المكتب والإجراءات الإدارية.
الفئة المستهدفة:
مديرو ومديرات مكاتب الشركات.
المساعدون الإداريون التنفيذيون.
سكرتارية الإدارة العليا.
مشرفو الأقسام الإدارية.
العاملون في إدارة المكاتب وخدمات الدعم الإداري.
الأساليب التدريبية:
عروض تقديمية تفاعلية.
نقاشات جماعية وحالات عملية.
ورش عمل تطبيقية.
محاكاة مواقف إدارية ومكتبية.
تمارين عملية على إدارة الوقت والاتصال.
مخرجات البرنامج:
خطة تنظيمية مبسطة لإدارة مكتب الشركة.
نموذج إدارة أولويات وجدول أعمال يومي.
نماذج مراسلات وتقارير إدارية جاهزة للاستخدام.
آلية مبسطة لإدارة الملفات والوثائق بشكل آمن وفعّال.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: دور مدير مكتب الشركة الحديث
مفهوم إدارة المكتب وأهميتها.
أدوار ومسؤوليات مدير المكتب.
العلاقة بين مدير المكتب والإدارة العليا.
مهارات النجاح الأساسية لمدير المكتب.
الجلسة التدريبية الثانية: التنظيم وإدارة الأولويات
أسس التنظيم الإداري داخل المكتب.
تحديد وترتيب الأولويات.
إدارة المهام المتعددة (Multitasking).
استخدام أدوات تنظيم العمل المكتبي.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: إدارة الوقت والاتصال المهني
مبادئ إدارة الوقت الفعّالة.
تخطيط اليوم الإداري وجدولة الاجتماعات.
مهارات التواصل الكتابي والشفهي.
التعامل المهني مع المديرين والموظفين والعملاء.
الجلسة التدريبية الثانية: المراسلات والتقارير الإدارية
إعداد الخطابات الرسمية والمراسلات.
كتابة التقارير الإدارية باحترافية.
تنسيق المستندات والعروض التقديمية.
توثيق الأعمال والقرارات الإدارية.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: إدارة الملفات والوثائق
أنظمة الحفظ الورقي والإلكتروني.
تصنيف وفهرسة الوثائق والمستندات.
أمن المعلومات وسرية البيانات.
إجراءات الاسترجاع والأرشفة الرقمية.
الجلسة التدريبية الثانية: تحسين أداء مكتب الشركة
مؤشرات الأداء لمكتب الإدارة.
تحليل المشكلات الإدارية واقتراح الحلول.
بناء خطة تطوير لمكتب الشركة.
عرض ومناقشة خطط العمل وخطة تحسين شخصية.