الحقيبة التدريبية
الاجتماعات الناجحة منهجية إعداد أجندة قوية ومحكمة
خمسة أيام (25ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
- تمكين المشاركين من تصميم وإعداد أجندات اجتماعات احترافية ومحكمة تسهم في رفع جودة الاجتماعات، تحسين إنتاجية الوقت، ودعم القدرة على اتخاذ القرارات من خلال أجندة منهجية، واضحة، ومتوازنة.
الأهداف التفصيلية:
- فهم أهمية الأجندة في نجاح الاجتماعات
- معرفة الفرق بين الأجندة التقليدية والأجندة الاستراتيجية
- تحديد الأهداف الرئيسة والنتائج المتوقعة للاجتماع
- ترتيب البنود وفق أهمية ووزن كل بند
- تحديد الوقت المناسب لكل بند لضمان تحقيق النتائج
- إعداد الأدوار والمسؤوليات داخل الاجتماع
- استخدام أدوات التحليل لتحديد البنود الحرجة
- إدارة الاجتماع بالاعتماد على أجندة واضحة ومحددة
- تطوير قوالب جاهزة لأجندات اجتماعات متنوعة
- توظيف التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي في إعداد الأجندة
الفئة المستهدفة:
- المدراء وقادة الفرق
- رؤساء الأقسام والمشرفون
- موظفو السكرتاريا التنفيذية
- منسقو الاجتماعات
- موظفو التخطيط والمتابعة
- كل من يشارك أو ينسق أو يقود الاجتماعات
الأساليب التدريبية:
- ورش عمل تطبيقية
- تصميم أجندات حقيقية
- مجموعات نقاش
- محاكاة اجتماع كامل
- دراسة حالات لأجندات ضعيفة وقوية
- تمارين تحليل للبنود الحساسة
مخرجات البرنامج:
- إعداد أجندة قوية لأي نوع من الاجتماعات
- القدرة على تحليل الأهداف وتحويلها إلى بنود واضحة
- تحسين إدارة الاجتماعات باستخدام الأجندة
- تحويل الأجندة إلى نتائج ومخرجات قابلة للتنفيذ
- إنشاء نماذج ثابتة للأجندات
- استخدام التكنولوجيا AI لإعداد أجندات متطورة
- رفع جودة الاجتماعات في المؤسسة بشكل ملحوظ
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: أساسيات الأجندة الاحترافية
الجلسة التدريبيه الأولى: مفهوم أجندة الاجتماع
- تعريف الأجندة ودورها المحوري
- خصائص الأجندة الفعّالة
- مكونات الأجندة المهنية
- أنواع الأجندات حسب نوع الاجتماع
- كيف تضمن الأجندة نجاح الاجتماع؟
الجلسة التدريبيه الثانية: عناصر الأجندة القوية
- الهدف الرئيس والنتائج المتوقعة
- البنود الأساسية والفرعية
- تحديد زمن كل بند
- تحديد المشاركين ودور كل منهم
- كيفية صياغة بند واضح وقابل للنقاش
اليوم التدريبي الثاني: إعداد الأجندة باحتراف
الجلسة التدريبيه الأولى: خطوات إعداد الأجندة
- جمع بيانات الاجتماع
- فهم سياق الاجتماع
- تحديد البنود وفق الأولوية
- صياغة البنود باحتراف
- إعداد الملفات والمرفقات الداعمة
الجلسة التدريبيه الثانية: تصميم الأجندة وفق نماذج قياسية
- نموذج أجندة الاجتماعات التنسيقية
- نموذج أجندة الاجتماعات التنفيذية
- نموذج الأجندة التخطيطية
- نموذج الأجندة الافتراضية للاجتماعات الرقمية
- التعديل على الأجندة سلِس دون الإخلال بالبنية
اليوم التدريبي الثالث:استخدام الأجندة داخل الاجتماع
الجلسة التدريبيه الأولى: الأجندة كأداة لضبط الاجتماع
- افتتاح الاجتماع وربطه بالأجندة
- إدارة الوقت وفق الأجندة
- إدارة المداخلات داخل البنود
- ضبط الحوار وتوجيهه
- الحد من الانحرافات والمقاطعات
الجلسة التدريبيه الثانية: معالجة التحديات
- الانحراف عن الموضوع
- البنود الحساسة والمعقدة
- إدارة الخلافات
- التعامل مع الشخصيات التي تعيق سير البنود
- كيفية إغلاق البند باحتراف
اليوم التدريبي الرابع: الأجندة وصنع القرار
الجلسة التدريبيه الأولى: البنود المتعلقة بالقرارات
- متى يحتاج البند إلى قرار؟
- كيفية توثيق النقاش داخل الأجندة
- مناقشة البدائل داخل بند الأجندة
- أدوات اتخاذ القرار المرتبطة بالأجندة
الجلسة التدريبيه الثانية: تحويل الأجندة إلى خطة تنفيذ
- ما بعد الاجتماع
- إعداد مخرجات الأجندة
- ربط القرارات بالأدوار والمسؤوليات
- إعداد نموذج المتابعة
- جدولة تتبع تنفيذ القرارات
اليوم التدريبي الخامس: الأجندات الرقمية والذكاء الاصطناعي
الجلسة التدريبيه الأولى: أدوات إعداد الأجندات الرقمية
- Microsoft Teams Agenda
- Google Workspace Meetings
- Notion Meeting Agenda
- أدوات التخطيط التعاوني
- نماذج جاهزة للأجندات الرقمية
الجلسة التدريبيه الثانية: الذكاء الاصطناعي في إعداد الأجندات
- توليد بنود الأجندة تلقائيًا
- تحليل أولويات البنود عبر الذكاء الاصطناعي
- أتمتة توزيع الوقت
- التحضير للاجتماع من خلال بيانات سابقة
- تحسين الأجندة بناءً على الاجتماعات السابقة