الحقيبة التدريبية
إدارة الفعاليات الرسمية والمؤتمرات الدولية باحترافية
خمسة أيام ( 25 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
- إكساب المشاركين المعارف والمهارات المهنية اللازمة لإدارة وتنظيم الفعاليات والمؤتمرات الرسمية والدولية باحتراف، بما يسهم في تعزيز الصورة المؤسسية، وتحقيق تجربة متميزة للحضور، والالتزام بالبروتوكولات والمعايير الدولية.
الأهداف التفصيلية:
- فهم مفهوم وأهمية إدارة الفعاليات والمؤتمرات في تعزيز الصورة المؤسسية
- تطبيق أسس التخطيط الاستراتيجي للفعاليات الرسمية
- الالتزام بالبروتوكولات والإتيكيت الدولي في تنظيم الفعاليات
- إدارة مراحل الفعالية من الفكرة إلى التنفيذ والتقييم
- التنسيق مع الجهات المشاركة والإعلام لضمان نجاح الحدث
- التعامل مع التحديات والمواقف الطارئة خلال الفعاليات الدولية
- تعزيز تجربة الحضور وتحقيق الانطباع الإيجابي للمؤسسة
الفئة المستهدفة:
- مدراء العلاقات العامة والاتصال المؤسسي
- منسقو الفعاليات والمؤتمرات والمنتديات الدولية
- موظفو المراسم والبروتوكول
- مسؤولو التسويق والإعلام المؤسسي
- العاملون في تنظيم أو إدارة الفعاليات الرسمية
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: المفهوم الحديث لإدارة الفعاليات والمؤتمرات
- مفهوم إدارة الفعاليات وأهميتها الاستراتيجية
- أنواع الفعاليات الرسمية والإعلامية والدولية والاجتماعية
- العلاقة بين الفعالية والصورة الذهنية للمؤسسة
- تحليل نموذج فعالية دولية ناجحة
الجلسة التدريبية الثانية: الفعالية كأداة اتصال مؤسسي
- دور الفعاليات في بناء السمعة المؤسسية
- توقعات أصحاب المصلحة من الفعاليات الرسمية
- معايير النجاح في إدارة الفعاليات
- مناقشة تطبيقية حول أثر الفعاليات على الانطباع العام
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: التخطيط الاستراتيجي للفعاليات الرسمية
- مراحل التخطيط من الفكرة إلى تحديد الأهداف
- تحديد الجمهور المستهدف واختيار المكان والزمان
- إعداد جدول الأعمال والبرنامج الزمني
- تصميم خطة تنظيم فعالية رسمية
الجلسة التدريبية الثانية: إدارة فرق العمل والموارد
- تشكيل فريق العمل وتوزيع الأدوار والمسؤوليات
- التنسيق مع الموردين والجهات الداعمة
- إدارة الميزانية والموارد اللوجستية
- تطبيق عملي لإعداد هيكل تنظيمي لفعالية
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: البروتوكول والإتيكيت في المؤتمرات الدولية
- مبادئ البروتوكول الرسمي والدبلوماسي
- آداب استقبال وتوديع الوفود الرسمية
- تنظيم الجلسات الافتتاحية والختامية
- تحليل ممارسات بروتوكولية في مؤتمرات دولية
الجلسة التدريبية الثانية: الترتيبات الرسمية والمراسم
- أسبقية الجلوس وترتيب المقاعد في الاجتماعات
- إدارة كبار الشخصيات والوفود
- التعامل مع الثقافات المختلفة في الفعاليات الدولية
- محاكاة مراسم حفل رسمي
اليوم التدريبي الرابع:
الجلسة التدريبية الأولى: إدارة الحدث أثناء التنفيذ
- إدارة الوقت ومتابعة مجريات الفعالية ميدانيًا
- التعامل مع التغييرات المفاجئة أثناء التنفيذ
- ضبط جودة الأداء والتنظيم
- إدارة موقف ميداني أثناء فعالية رسمية
الجلسة التدريبية الثانية: التنسيق الإعلامي وإدارة الأزمات
- التعامل مع وسائل الإعلام والصحافة
- إعداد الرسائل الإعلامية المصاحبة للفعالية
- إدارة الأزمات والمواقف الطارئة أثناء الحدث
- محاكاة إدارة مؤتمر أثناء أزمة إعلامية
اليوم التدريبي الخامس:
الجلسة التدريبية الأولى: تقييم الفعاليات وتحسين الأداء
- أساليب قياس نجاح الفعالية قبل وأثناء وبعد التنفيذ
- أدوات جمع الملاحظات وقياس رضا الحضور
- مؤشرات الأداء الرئيسية للفعاليات
- إعداد التقرير الختامي للفعالية
الجلسة التدريبية الثانية: المشروع التطبيقي والتقييم الختامي
- إعداد خطة متكاملة لإدارة فعالية دولية
- عرض الخطط ومناقشتها
- استخلاص الدروس المستفادة
- التقييم الختامي لمكتسبات المشاركين