حقيبة التدريبية
الأرشفة الإلكترونية
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
تمكين المشاركين من تصميم وتطبيق نظام أرشفة إلكترونية متكامل يسهم في حفظ الوثائق واسترجاعها بكفاءة عالية، وضمان أمن المعلومات وتحسين الأداء الإداري
الأهداف التفصيلية:
فهم مفهوم الأرشفة الإلكترونية وأهميتها في بيئة العمل الحديثة
التمييز بين الأرشفة التقليدية والأرشفة الإلكترونية
التعرف على مكونات نظام الأرشفة الإلكترونية
اكتساب مهارات تصنيف وفهرسة الوثائق إلكترونياً
تنمية مهارات إدارة دورة حياة الوثيقة
التعرف على معايير أمن المعلومات وحماية الوثائق الرقمية
القدرة على إعداد دليل إجراءات للأرشفة الإلكترونية
الفئة المستهدفة:
مديرو المكاتب والسكرتارية التنفيذية
الموظفون الإداريون
موظفو الأرشيف وحفظ الوثائق
العاملون في إدارات تقنية المعلومات والدعم الإداري
الأساليب التدريبية:
العرض التفاعلي
العصف الذهني
ورش عمل تطبيقية عملية
تحليل نماذج أنظمة أرشفة
دراسات حالة واقعية
تمارين فردية وجماعية
مخرجات البرنامج:
إعداد نظام تصنيف وفهرسة إلكترونية متكامل
تصميم هيكل أرشفة إلكتروني مناسب للمؤسسة
تحسين سرعة استرجاع الوثائق والمعلومات
تطبيق إجراءات أمن معلومات فعالة في الأرشفة
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى:
مدخل إلى الأرشفة الإلكترونية
مفهوم الأرشفة الإلكترونية وأهميتها
تطور نظم الأرشفة
الفرق بين الأرشفة الورقية والإلكترونية
فوائد التحول إلى الأرشفة الإلكترونية
تحديات تطبيق الأرشفة الإلكترونية
الجلسة التدريبية الثانية:
مكونات نظام الأرشفة الإلكترونية
أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية DMS
تصنيف الوثائق وفهرستها
إعداد سياسات وإجراءات الأرشفة
دورة حياة الوثيقة من الإنشاء إلى الإتلاف
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى:
تصميم نظام أرشفة إلكتروني
بناء الهيكل التصنيفي للملفات
تسمية الملفات والمعايير المعتمدة
آليات البحث والاسترجاع
النسخ الاحتياطي وحفظ البيانات
الجلسة التدريبية الثانية:
أمن المعلومات في الأرشفة الإلكترونية
حماية البيانات والوثائق السرية
إدارة الصلاحيات والوصول
سياسات الخصوصية والامتثال
إدارة المخاطر الرقمية
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى:
تطبيق عملي على الأرشفة الإلكترونية
تحليل واقع الأرشفة في المؤسسة
تصميم نموذج عملي لنظام أرشفة
معالجة الأخطاء الشائعة في الأرشفة
الجلسة التدريبية الثانية:
إدارة وتطوير نظام الأرشفة
متابعة وتقييم كفاءة النظام
التحسين المستمر لنظام الأرشفة
إعداد دليل إجراءات الأرشفة الإلكترونية
الاختبار البعدي والتغذية الراجعة الختامية