حقيبة التدريبية
الإدارة المكتبية الحديثة
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
تنمية معارف ومهارات المشاركين في تطبيق أساليب الإدارة المكتبية الحديثة بما يضمن تنظيم الأعمال المكتبية بكفاءة، وتحسين الإنتاجية، وتعزيز جودة الأداء الإداري في بيئة العمل المعاصرة.
الأهداف التفصيلية:
فهم مفهوم الإدارة المكتبية الحديثة وأهميتها في المؤسسات.
التعرف على أدوار ومهام مدير المكتب الحديث.
تنمية مهارات التنظيم وإدارة الملفات والمستندات.
اكتساب مهارات إدارة الوقت والأولويات في الأعمال المكتبية.
تعزيز مهارات الاتصال الإداري والمراسلات المهنية.
التعرف على أدوات الإدارة الإلكترونية للمكاتب.
الفئة المستهدفة:
مديرو المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
الموظفون الإداريون ومنسقو الأعمال.
المساعدون الإداريون وموظفو الدعم.
المشرفون على الأعمال المكتبية.
الأساليب التدريبية:
العرض التفاعلي.
العصف الذهني.
دراسات حالة واقعية.
ورش عمل تطبيقية.
تمارين فردية وجماعية.
لعب الأدوار والمحاكاة.
مخرجات البرنامج:
القدرة على إدارة المكتب بأساليب حديثة ومنظمة.
تحسين مهارات تنظيم الملفات وإدارة الوثائق.
تعزيز مهارات إدارة الوقت والمهام.
إعداد نظام مكتبي مبسط وفعّال.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: مدخل إلى الإدارة المكتبية الحديثة
مفهوم الإدارة المكتبية الحديثة.
تطور الإدارة المكتبية عبر الزمن.
دور مدير المكتب في المؤسسة.
سمات مدير المكتب الناجح.
الجلسة التدريبية الثانية: تنظيم الأعمال المكتبية
أسس تنظيم المكتب الحديث.
إدارة الملفات والوثائق.
تصنيف المستندات وأرشفتها.
تمارين عملية على التنظيم المكتبي.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: إدارة الوقت والأولويات
مفهوم إدارة الوقت في الأعمال المكتبية.
تحديد الأولويات وفق الأهمية والاستعجال.
التغلب على التسويف والمشتتات.
نشاط عملي لتخطيط يوم عمل.
الجلسة التدريبية الثانية: الاتصال الإداري والمراسلات
أسس الاتصال الإداري الفعّال.
صياغة المراسلات الرسمية.
إدارة البريد الوارد والصادر.
تمارين على كتابة رسائل مهنية.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: الإدارة الإلكترونية للمكاتب
أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.
استخدام التقويمات الرقمية وجدولة الأعمال.
أدوات العمل التعاوني عبر الإنترنت.
نشاط عملي على تطبيقات مكتبية.
الجلسة التدريبية الثانية: تطوير الأداء المكتبي
معايير الجودة في العمل المكتبي.
حل المشكلات الإدارية المكتبية.
خطة شخصية لتحسين الأداء المكتبي.
الاختبار البعدي والتغذية الراجعة الختامية.