حقيبة تدريبية
حفظ وإدارة الوثائق إلكترونياً
خمسة أيام (25 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
- تنمية مهارات المشاركين في مجالات توثيق وفهرسة وحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق إلكترونياً، وتمكينهم من التعامل مع تطبيقات الحاسب الآلي المرتبطة بالأرشفة الإلكترونية، واستخدام الوسائل اللغوية والتقنية المساندة لعمليات الاسترجاع، بما يضمن حماية الأرشيف الإلكتروني وكفاءة إدارته.
الأهداف التفصيلية:
- الإلمام بمنهجية ومكونات نظم المعلومات
- التعرف على التوثيق والأجندة الإلكترونية لحفظ المعلومات
- التعرف على أجهزة نقل المعلومات ونظم الاتصالات الإلكترونية
- فهم دور البريد الإلكتروني وشبكة الإنترنت في الأرشفة الإلكترونية ونقل المعلومات
- التعرف على التنظيم الإداري للمحفوظات الإلكترونية
- إتقان طرق تصميم سجلات الأرشيف ومستنداته إلكترونياً
- التعرف على النظم الحديثة في الحفظ والتداول
- استخدام التنظيم الداخلي للأرشيف ووسائل تطويره
- توظيف التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات
الفئة المستهدفة:
- مدراء المكاتب
- العاملون في السكرتارية
- موظفو أقسام الأرشيف
- العاملون في الشؤون الإدارية والمالية والفنية
- العاملون في العلاقات العامة والسجل العام
- جميع المهتمين بالأرشفة والفهرسة الإلكترونية
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: أهمية البيانات ونظم المعلومات
الجلسة التدريبية الأولى:
- النظرية العامة للنظم
- فلسفة النظم في الأعمال المكتبية
- نماذج الأنظمة الحديثة
- مفهوم نظم المعلومات وخصائصها
الجلسة التدريبية الثانية:
- وظائف نظم المعلومات
- معالجة البيانات إلكترونياً وأرشفتها
- أنواع البرمجيات المستخدمة
- بروتوكولات الاتصالات المعلوماتية
اليوم التدريبي الثاني: التخطيط وبناء الأنظمة المعلوماتية المتكاملة
الجلسة التدريبية الأولى:
- مراحل التخطيط لبناء الأنظمة المعلوماتية المتكاملة
- مراحل تصميم نظم المعلومات
- متطلبات نظم المعلومات المكتبية الحديثة
الجلسة التدريبية الثانية:
- منهجية تطوير نظم المعلومات المكتبية
- منظومة نظم تكنولوجيا المعلومات
- العناصر الرئيسية لتكنولوجيا المعلومات
- دورة حياة نظم المعلومات
اليوم التدريبي الثالث: إدارة وجودة نظم المعلومات
الجلسة التدريبية الأولى:
- دور نظم إدارة المعلومات في تحسين مخرجات الإدارة الحديثة
- معايير قياس جودة نظم المعلومات
الجلسة التدريبية الثانية:
- إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة
- والمراسلات الصادرة في الأرشفة الإلكترونية
- متابعة البريد الوارد وأمن وسرية المعلومات
اليوم التدريبي الرابع: الأرشفة والفهرسة الإلكترونية
الجلسة التدريبية الأولى:
- أساليب التصنيف والترقيم عند حفظ المعلومات
- أساليب الفهرسة واسترجاع المعلومات
- طرق حفظ المعلومات تقليدياً وإلكترونياً
الجلسة التدريبية الثانية:
- فرز وإتلاف وترحيل الأوراق
- حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات
- الحد من الأعمال الورقية في المكاتب
اليوم التدريبي الخامس: الحفظ، الاسترجاع، وأمن الوثائق
الجلسة التدريبية الأولى:
- مفهوم حفظ وتداول السجلات والمستندات
- الحفظ بالطريقة التقليدية والإلكترونية
- الحفظ على أساس استخدام الفهرسة
- استخدام برمجيات الحاسب في الحفظ
- معالجة مستويات السرية
الجلسة التدريبية الثانية:
- أمن وسلامة الوثائق
- طرق عمل النسخ الاحتياطية
- الفيروسات وخطرها على البيانات
- استخدام المصغرات الفيلمية للحفظ
- المركزية واللامركزية في نظم الحفظ
- مزايا وعيوب كل منهما
- تداول البيانات ونظم الاتصالات
- الشبكات المحلية
- الأجندات الإلكترونية
- البريد الإلكتروني
- البريد الصوتي والفاكس ميلي