حقيبة تدريبية
الاتجاهات الحديثة في التنظيم وإدارة المعارض والمؤتمرات الدولية
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
تمكين المشاركين من اكتساب المهارات والمعارف الحديثة لتخطيط وتنظيم وإدارة المعارض والمؤتمرات والفعاليات الدولية باحترافية، من خلال تطبيق أفضل الممارسات العالمية في البروتوكول والإتيكيت، وإدارة الفرق واللجان، والتنسيق اللوجستي، والتسويق والتغطية الإعلامية، وقياس نجاح الفعالية وفق مؤشرات أداء واضحة.
الأهداف التفصيلية:
في نهاية البرنامج يتوقع أن يكون المتدرب قادراً على:
التعرف على المفاهيم الأساسية لإدارة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات الدولية
فهم مراحل تطور صناعة الفعاليات ومتطلبات نجاحها في بيئات العمل الحديثة
تطبيق خطوات التخطيط والتنظيم الاحترافي للفعاليات قبل وأثناء وبعد التنفيذ
تكوين اللجان المختلفة للفعاليات وتحديد أدوارها ووظائفها ومسؤولياتها
التحضير الفعال لاجتماعات اللجان والندوات والمؤتمرات وإدارتها بكفاءة
تطبيق قواعد المراسم والبروتوكول والإتيكيت في استقبال الضيوف والوفود الرسمية
تنفيذ الأعمال اللوجستية وإدارة الموردين ومزودي الخدمات وفق معايير الجودة والسلامة
إنتاج فعالية مبتكرة وجاذبة تحقق تجربة مميزة للمشاركين والجمهور المستهدف
تطبيق منهجيات التسويق الدولي للفعالية وإدارة الاتصال واختيار المتحدثين
استخدام التكنولوجيا والتصميم الإبداعي في عرض الحدث وإدارة تجربة الحضور
تقييم نجاح الفعاليات من خلال العائدات والمشاركات والتغطية الإعلامية ورضا الجمهور
الفئة المستهدفة:
العاملون في إدارات العلاقات العامة والمراسم والبروتوكول
منسقو الفعاليات والمعارض والمؤتمرات
مدراء التسويق والاتصال المؤسسي
مسؤولو اللوجستيات والدعم التشغيلي للفعاليات
موظفو الجهات الحكومية والخاصة المعنيون بتنظيم المؤتمرات والملتقيات
العاملون في شركات تنظيم الفعاليات وإدارة التجارب والمعارض
الأساليب التدريبية:
العصف الذهني والنقاشات الموجهة
تمارين تطبيقية ومحاكاة مواقف بروتوكولية
تحليل حالات واقعية لفعاليات دولية
ورش عمل تصميم خطة فعالية دولية
مجموعات عمل لتشكيل اللجان وتوزيع المهام
نماذج وأدوات جاهزة للتخطيط والمتابعة والتقييم
مخرجات البرنامج:
خطة أولية لتنظيم فعالية دولية تشمل الأهداف والجمهور والبرنامج الزمني
نموذج تشكيل لجان الفعالية مع توزيع المسؤوليات والمهام
قائمة تدقيق لوجستية شاملة قبل وأثناء وبعد الحدث
نموذج بروتوكول استقبال ضيوف رسميين وإدارة الزيارات
نموذج بطاقة دعوة رسمية وجدول زيارة لشخصية مهمة
خطة تسويق وتغطية إعلامية للفعالية قابلة للتنفيذ
نموذج تقييم نجاح الفعالية وفق مؤشرات أداء وقياس رضا المشاركين
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: مفاهيم الفعاليات والبروتوكول والصورة الذهنية
الإتيكيت تعريفه ونشأته وأهميته
البروتوكول تعريفه ونشأته وأهميته
الفرق بين الإتيكيت والبروتوكول
كيف تكون سفيراً لجهة عملك في الفعاليات
الانطباع الأول وكيف تجعل النظرة الأولية لصالحك
الصورة الذهنية وكيف تحمي سمعتك وسمعة مؤسستك
الجلسة التدريبية الثانية: الاتصال وفنون الحديث وفق قواعد البروتوكول
المصافحة
التقديم والتعارف
الحديث مع الآخرين والأخطاء الشائعة
التواصل بلغة أجنبية أثناء الفعاليات الدولية
ثقافة الإصغاء وأهميتها للعاملين في مجال المراسم
بروتوكول بطاقة الدعوة الرسمية
بروتوكول إعداد برنامج زيارة لشخصية هامة بثلاث مراحل
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: تنظيم الفعاليات والمؤتمرات الدولية علم أم فن
أهمية المعارض والفعاليات والمؤتمرات في تحقيق أهداف المنظمات
أهمية صناعة إدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض
مفهوم الحدث وأنواع الفعاليات والمناسبات
القواعد الأساسية لعقد الفعاليات
معوقات تنظيم الفعاليات وكيفية التعامل معها
إدارة الفعاليات الدولية قبل انعقاد الفعالية وأثناءها وبعد اختتامها
الجلسة التدريبية الثانية: التخطيط والإعداد المبكر وإدارة اللوجستيات
المخططات الإدارية لتنظيم المعارض والمؤتمرات والفعاليات
الخطوات المعلوماتية والهيكلية واللوجستية لتنظيم الحدث
شروط التنظيم الناجح للفعاليات الدولية
آليات الإعداد والتخطيط المبكر للفعاليات
أدوات الإبداع والابتكار في أنشطة المؤتمرات والاحتفالات
التجهيزات اللوجستية للمعارض والمؤتمرات والفعاليات
خطوات التنفيذ العملي ومتابعة وتقييم نشاطات الفعالية
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: قواعد المراسلات الدبلوماسية وإدارة التواصل الرسمي
الأنماط التقليدية للمحررات الدبلوماسية
صياغة المعاهدات والاتفاقيات الدولية
مذكرة التفاهم وتبادل الرسائل والمحاضر المتفق عليها
المراسلات الدبلوماسية الروتينية مع البعثات الأجنبية
المحررات الدبلوماسية في عهد البريد الإلكتروني
الجوانب الفعلية المتصلة بقواعد المراسم
قواعد الإتيكيت في المراسلات الدبلوماسية
حالة عملية وتفاعل
الجلسة التدريبية الثانية: إدارة فرق العمل واللجان في الفعاليات الدولية
تشكيل فريق إدارة الفعاليات
تحديد الموارد البشرية اللازمة لإدارة الحدث
ترتيب وتشكيل اللجان المنظمة للفعاليات ومهامها
مهام وأدوار اللجان التحضيرية والإعلامية والعلاقات العامة
آليات تدريب وتحفيز الفرق المسؤولة عن إدارة الفعالية
إدارة العلاقات العامة في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض