حقيبة التدريبية
تحديث وتطوير نظم الحفظ والتأمين للوثائق والمعلومات المستندية
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
تمكين المشاركين من تحديث وتطوير نظم حفظ الوثائق والمعلومات المستندية وتأمينها وفق المعايير الحديثة، بما يضمن سلامة المعلومات وسريتها وسهولة استرجاعها وتعزيز كفاءة العمل المؤسسي.
الأهداف التفصيلية:
فهم مفهوم نظم الحفظ المستندي وأهميتها في المؤسسات الحديثة
التعرف على الأساليب الحديثة في إدارة وأرشفة الوثائق
تمييز أنواع الوثائق الورقية والإلكترونية وطرق حفظها
تحديد المخاطر التي تهدد أمن الوثائق والمعلومات
تطبيق مبادئ السرية والسلامة والتوافر في إدارة الوثائق
استخدام التقنيات الرقمية الحديثة في الحفظ والأرشفة
إعداد سياسات وإجراءات مبسطة لتأمين الوثائق والمعلومات
الفئة المستهدفة:
موظفو الأرشفة والوثائق والمحفوظات
موظفو إدارات تقنية المعلومات
موظفو إدارات الشؤون الإدارية
مديرو الإدارات والأقسام المعنية بالمستندات
العاملون في مراكز المعلومات والتوثيق
الأساليب التدريبية:
عروض تقديمية تفاعلية
نقاشات جماعية وحالات عملية
ورش عمل تطبيقية
محاكاة إجراءات الحفظ والأرشفة
دراسات حالة واقعية
مخرجات البرنامج:
خطة مبسطة لتحديث نظام حفظ الوثائق في المؤسسة
نموذج إجراءات لحفظ وتأمين الوثائق الورقية والإلكترونية
قائمة مخاطر تتعلق بالوثائق وكيفية التعامل معها
دليل مبسط لأفضل ممارسات الأرشفة الرقمية
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: مدخل إلى نظم الحفظ المستندي
مفهوم الوثائق والمعلومات المستندية
أهمية نظم الحفظ في المؤسسات
دورة حياة الوثيقة من الإنشاء إلى الإتلاف
أنواع الوثائق الورقية والإلكترونية
الجلسة التدريبية الثانية: أساليب الحفظ والأرشفة الحديثة
مبادئ التصنيف والفهرسة والوصف الأرشيفي
أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية
الأرشفة الرقمية وحفظ الملفات متعددة الوسائط
تطبيقات عملية على تنظيم الملفات
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: تأمين الوثائق والمعلومات
مفهوم أمن المعلومات المستندية
مبادئ السرية والسلامة والتوافر
إدارة الصلاحيات والوصول إلى الوثائق
النسخ الاحتياطي والاسترجاع
الجلسة التدريبية الثانية: المخاطر وإدارة الحوادث
أنواع المخاطر التي تهدد الوثائق
مخاطر الفقدان أو التلف أو الاختراق
إجراءات التعامل مع الحوادث المستندية
تحليل المخاطر ووضع خطط وقائية
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: التحول الرقمي في إدارة الوثائق
التحول من الحفظ الورقي إلى الرقمي
استخدام نظم إدارة المحتوى المؤسسي
تكامل الوثائق مع نظم المعلومات المؤسسية
متطلبات الجودة في الأرشفة الرقمية
الجلسة التدريبية الثانية: السياسات والتطبيق العملي
إعداد سياسة مبسطة لحفظ وتأمين الوثائق
وضع إجراءات قياسية لإدارة المستندات
تمرين تطبيقي شامل على نظام حفظ متكامل
خطة عمل لتطوير نظام الحفظ في المؤسسة