حقيبة التدريبية
تنظيم وإدارة الاجتماعات الإدارية
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
تنمية مهارات المشاركين في تنظيم وإدارة الاجتماعات الإدارية بكفاءة واحترافية، وتمكينهم من التخطيط الجيد للاجتماعات وإدارتها بفعالية واتخاذ قرارات ناجحة بما يسهم في تحسين الأداء المؤسسي ورفع جودة العمل الإداري.
الأهداف التفصيلية:
التعرف على مفهوم الاجتماعات الإدارية وأهميتها.
التمييز بين أنواع الاجتماعات الإدارية وأهدافها.
التعرف على مراحل تنظيم الاجتماعات الإدارية.
تنمية مهارات التخطيط والإعداد للاجتماعات.
اكتساب مهارات إدارة وقت الاجتماع بكفاءة.
تنمية مهارات قيادة وإدارة جلسات الاجتماعات.
التعرف على أساليب اتخاذ القرار أثناء الاجتماعات.
اكتساب مهارات إعداد محاضر الاجتماعات والتقارير.
التعامل مع التحديات والمشكلات أثناء الاجتماعات.
توظيف التكنولوجيا في إدارة الاجتماعات الحديثة.
الفئة المستهدفة:
مديرو الإدارات ورؤساء الأقسام
المشرفون الإداريون
القيادات التنفيذية
موظفو السكرتارية والإدارة المكتبية
منسقو الاجتماعات واللجان
العاملون في الشؤون الإدارية والتنظيمية
الأساليب التدريبية:
المحاضرة التفاعلية
ورش العمل التطبيقية
تمثيل الأدوار
دراسة الحالات العملية
العصف الذهني
المحاكاة العملية للاجتماعات
التطبيقات الجماعية
مخرجات البرنامج:
القدرة على تنظيم الاجتماعات الإدارية بكفاءة عالية.
إدارة الاجتماعات بفعالية وتحقيق أهدافها.
تحسين مهارات التواصل أثناء الاجتماعات.
إعداد جداول أعمال ومحاضر اجتماعات احترافية.
إدارة وقت الاجتماع وتقليل الهدر الإداري.
اتخاذ قرارات فعالة خلال الاجتماعات الإدارية.
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول:
الجلسة التدريبية الأولى: مدخل إلى الاجتماعات الإدارية
مفهوم الاجتماعات الإدارية.
أهمية الاجتماعات في العمل المؤسسي.
أهداف الاجتماعات الإدارية.
أنواع الاجتماعات الإدارية.
مزايا وعيوب الاجتماعات.
أخطاء شائعة في الاجتماعات الإدارية.
الجلسة التدريبية الثانية: التخطيط والتنظيم للاجتماعات
مراحل تنظيم الاجتماعات الإدارية.
تحديد أهداف الاجتماع ومحاوره.
إعداد جدول أعمال الاجتماع.
اختيار المشاركين المناسبين.
تحديد زمان ومكان الاجتماع.
التجهيزات الإدارية والفنية للاجتماعات.
اليوم التدريبي الثاني:
الجلسة التدريبية الأولى: مهارات إدارة جلسات الاجتماعات
مهارات رئيس الاجتماع.
إدارة الحوار والنقاش داخل الاجتماع.
تنظيم المداخلات وإدارة الوقت.
تحفيز المشاركين على التفاعل.
إدارة الخلافات أثناء الاجتماعات.
التعامل مع الشخصيات الصعبة في الاجتماعات.
الجلسة التدريبية الثانية: اتخاذ القرار وإدارة الوقت في الاجتماعات
مفهوم اتخاذ القرار في الاجتماعات.
أساليب اتخاذ القرار الجماعي.
إدارة وقت الاجتماع بكفاءة.
تقنيات تسهيل الاجتماعات الفعّالة.
متابعة تنفيذ قرارات الاجتماع.
اليوم التدريبي الثالث:
الجلسة التدريبية الأولى: إعداد محاضر وتقارير الاجتماعات
مفهوم محضر الاجتماع وأهميته.
مكونات محضر الاجتماع الاحترافي.
أساليب تدوين محاضر الاجتماعات.
إعداد تقارير الاجتماعات والمتابعة.
الأرشفة والتنظيم الإداري لمحاضر الاجتماعات.
الجلسة التدريبية الثانية: الاجتماعات الحديثة والتطبيقات الرقمية
إدارة الاجتماعات الإلكترونية والافتراضية.
استخدام التكنولوجيا في تنظيم الاجتماعات.
آداب الاجتماعات الحضورية والافتراضية.
تقييم فاعلية الاجتماعات الإدارية.
النشاط الختامي: محاكاة عملية لإدارة اجتماع إداري احترافي من التخطيط حتى التقييم.