حقيبة التدريبية
فن إعداد المناقصات وتكتيكات التفاوض مع الموردين
ثلاثة أيام (15 ساعة تدريبية)
تتضمن الحقيبة الملفات التالية:
- شرائح العرض PowerPoint
- دليل المدرب Word
- مذكرة المتدرب Word
- أوراق العمل "التمارين والحالات العملية" Word
- الدليل التعريفي للحقيبة Word
- الاختبار القبلي والبعدي Word
- استمارة تقييم دورة تدريبية Word
جميع الملفات مفتوحة وقابلة للتعديل
الهدف العام:
تمكين المشاركين من إتقان فن إعداد المناقصات وإدارة مراحلها باحتراف، وتطوير مهارات التفاوض المتقدم مع الموردين لتحقيق أفضل قيمة مقابل المال، من خلال تطبيق أفضل الممارسات في صياغة وثائق المناقصة، وتحليل العروض، وإدارة المخاطر، وبناء استراتيجيات تفاوض فعّالة تضمن جودة التوريد والالتزام التعاقدي وتحسين العلاقة مع الموردين.
الأهداف التفصيلية:
في نهاية البرنامج يتوقع أن يكون المتدرب قادراً على:
فهم دورة المشتريات والمناقصات وأدوار الأطراف ذات العلاقة
إعداد خطة طرح المناقصة وتحديد نطاق الأعمال والمتطلبات الفنية
صياغة كراسة الشروط والمواصفات ومعايير التقييم بوضوح ودقة
تحديد آليات التأهيل المسبق للموردين وإدارة قائمة الموردين المعتمدين
إعداد نماذج الاستفسارات والاجتماعات التمهيدية وإدارة التوضيحات
تحليل العروض الفنية والمالية وتطبيق منهجيات المفاضلة العادلة
اكتشاف الإشارات التحذيرية في عروض الأسعار غير الواقعية أو المخاطر الخفية
إعداد استراتيجية تفاوض متكاملة مبنية على الأهداف والبدائل والحدود
تطبيق تكتيكات التفاوض مع الموردين لتحقيق أفضل سعر وشروط وضمانات
إدارة الاعتراضات والضغوط وأساليب كسب الوقت والتحكم بسير التفاوض
توثيق نتائج التفاوض وصياغة محاضر الاجتماعات والاتفاقيات التعاقدية
تقليل المخاطر التعاقدية وتحسين الأداء من خلال مؤشرات قياس الموردين
الفئة المستهدفة:
موظفو ومدراء المشتريات والتوريد
موظفو العقود والمناقصات واللجان الفنية والمالية
مسؤولو سلاسل الإمداد واللوجستيات
مدراء المشاريع الذين يتعاملون مع الموردين والمقاولين
المدراء الماليون ومراقبو التكاليف المرتبطون بالمشتريات
كل من يرغب بتطوير مهاراته في إعداد المناقصات والتفاوض
الأساليب التدريبية:
الشرح التفاعلي والعرض التوضيحي
المناقشات المركزة وتبادل الخبرات
ورش عمل تطبيقية على وثائق مناقصات حقيقية
دراسة حالات واقعية وتحليل عروض فنية ومالية
محاكاة جلسات تفاوض مع الموردين
تمارين صياغة كراسة الشروط ومعايير التقييم
العمل ضمن مجموعات
اختبار قبلي وبعدي لقياس الأثر
مخرجات البرنامج:
القدرة على إعداد مناقصة متكاملة (نطاق، شروط، مواصفات، نماذج)
امتلاك نموذج عملي لتقييم الموردين وتحليل العروض
تطبيق استراتيجية تفاوض واضحة تشمل الأهداف والبدائل والحدود
استخدام تكتيكات تفاوض متقدمة تحقق أفضل قيمة مقابل المال
تحسين جودة التعاقد وتقليل المخاطر والنزاعات مع الموردين
إعداد محضر تفاوض احترافي وخطة متابعة بعد الترسية
تطوير مهارات إدارة العلاقة مع الموردين ورفع الالتزام بالتوريد
المحاور التدريبية:
اليوم التدريبي الأول: إعداد المناقصات باحتراف وبناء وثائق الطرح
الجلسة التدريبية الأولى: مدخل إلى المناقصات ودورة الشراء الاحترافية
مفهوم المناقصة وأهدافها وأنواعها
الفرق بين RFQ وRFP وITT ومتى يُستخدم كل نوع
الأدوار والمسؤوليات في لجان المناقصات
مراحل دورة المناقصة من الاحتياج حتى الترسية
الأخطاء الشائعة في إعداد المناقصات وتأثيرها على النتائج
الجلسة التدريبية الثانية: كراسة الشروط والمواصفات ومعايير التقييم
تحديد نطاق الأعمال ووثيقة المتطلبات الفنية
صياغة المواصفات الفنية بطريقة تمنع اللبس وتضمن الجودة
إعداد الشروط التجارية والتعاقدية الأساسية
معايير التقييم الفني والمالي وأوزان المفاضلة
التأهيل المسبق للموردين ومعايير الاعتماد
ورشة تطبيقية: بناء نموذج كراسة شروط مختصر لمناقصة
اليوم التدريبي الثاني: تحليل العروض وإدارة المخاطر قبل الترسية
الجلسة التدريبية الأولى: استلام العروض وفتح المظاريف والتحقق من الامتثال
إجراءات استلام العروض وحفظ السرية والحوكمة
التحقق من الوثائق الإلزامية والامتثال للشروط
إدارة الاستفسارات والتوضيحات ومحاضر الاجتماعات
آلية تقييم العرض الفني خطوة بخطوة
نموذج نقاط التقييم الفني ومعايير القبول والرفض
الجلسة التدريبية الثانية: التحليل المالي واكتشاف المخاطر في عروض الموردين
تحليل الأسعار وتفكيك بنود التكلفة
كشف العروض المنخفضة بشكل غير منطقي ومخاطرها
مقارنة العروض وفق Total Cost of Ownership
تحليل المخاطر التعاقدية والمالية والفنية
اختيار المورد الأفضل وفق أفضل قيمة وليس أقل سعر فقط
ورشة تطبيقية: دراسة حالة وتحليل 3 عروض واختيار المورد الأنسب
اليوم التدريبي الثالث: تكتيكات التفاوض مع الموردين وإغلاق الصفقة بذكاء
الجلسة التدريبية الأولى: بناء استراتيجية تفاوض احترافية
تحديد أهداف التفاوض وحدود القبول
تحليل موقف المورد ونقاط القوة والضعف
مفهوم BATNA وأثره على قوة التفاوض
التخطيط للتنازلات الذكية ومبدأ المقايضة
بناء جدول التفاوض: السعر، الضمان، التسليم، الدفع، الغرامات
إدارة فريق التفاوض وتوزيع الأدوار
الجلسة التدريبية الثانية: تكتيكات التفاوض المتقدمة وإدارة الاعتراضات
تكتيكات فتح التفاوض والتحكم بالإيقاع
أساليب الضغط والتلاعب وكيفية مواجهتها
فن طرح الأسئلة واستخراج المعلومات من المورد
التعامل مع اعتراضات السعر والجودة ومدة التسليم
تثبيت الاتفاق وتوثيق النتائج في محضر تفاوض
الانتقال من التفاوض إلى الترسية وتوقيع العقد
محاكاة عملية: جلسة تفاوض كاملة مع مورد وإغلاق الاتفاق